Aplikacija za vođenje fizioterapeutske ordinacije
Sveska pomaže fizioterapeutskim ordinacijama da vode pacijente, serije tretmana, uputnice, protokole terapije i finansije — bez papirnih kartona, izgubljenih dokumenata i pacijenata koji "propuste tri tretmana i zaborave da nastave".
- Podešavamo sistem za vašu ordinaciju
- Karton pacijenta sa uputnicom i protokolom
- Automatsko praćenje serije tretmana
Realnost svake fizioterapeutske ordinacije — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se fizioterapeuti i vlasnici ordinacija suočavaju svakog dana.
Papirni kartoni sa uputnicama u fioci
Nikola dolazi sa uputnicom ortopeda za rehabilitaciju kolena. Papir se stavlja u dosije, dosije u fioku. Kroz 4 nedelje pacijent dolazi na 12. tretman — recepcionerka traži dosije 3 minuta. Uputnica se pomerila, beleške sa 8. tretmana negde ispale. Kad RFZO traži dokumentaciju za obračun, sve se rekonstruiše iz sećanja.
Papirni karton više nije u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj dokumentaciji — a inspekcije to sve češće kažnjavaju.
Pacijenti prekidaju seriju na pola
Ordonirano je 15 tretmana. Nikola dolazi 8 puta, pa se "oseti bolje" i prestane. Za mesec dana problem se vraća — jače. Pacijent traži novu seriju, ali ne pamti šta je radio, koje vežbe je dobio kao domaće, ni koji terapeut ga je vodio. Bez sistema podsetnika i praćenja, ordinacija gubi 25% serija na pola puta.
35% pacijenata prekine seriju tretmana bez razloga — a to je najveći gubitak prihoda ordinacije.
Napredak se pamti u glavi terapeuta
Kad je Nikola došao, savijanje kolena bilo je 90 stepeni. Sad je 130. Bol je bio 7/10, sad je 3/10. Ali gde je to zapisano? Terapeut zna "u glavi", ali ako drugi terapeut nastavi tretman, gubi kontekst. Ni pacijent ne vidi napredak — pa se demotiviše kad ide sporije od očekivanog.
Bez sistema praćenja napretka, 40% pacijenata gubi motivaciju u sredini serije i prekida terapiju.
Uputnice i osiguranje — Excel haos
RFZO uputnica ima svoj obrazac, privatna osiguranja (Dunav, Wiener) svoj. Svaka ima šifru dijagnoze (M17.9 za osteoartritis kolena), broj tretmana i validnost. Bez sistema, sve se prati na papiru — i redovno se dešava da se tretmani ne prijave osiguranju u roku, ili se prijave duplirano.
Ordinacije bez sistema za osiguranja gube 10-15% mesečnog prihoda zbog neispravnih ili zakasnelih faktura.
Terapeuti — različiti kalendari, jedan haos
Stefan drži manuelnu, Ana ultrazvuk i elektroterapiju, Marko kineziterapiju. Svaki ima svoj kalendar, svoje pacijente, svoju salu. Ali kad Nikola treba manuelnu + ultrazvuk u istoj poseti, ko koordinira dva terapeuta? Ako se Stefan razboli, ko preuzima njegove pacijente u sredini serije?
Bez zajedničkog sistema, koordinacija između terapeuta oduzima 5-8 sati vlasnika nedeljno.
Ne znate koji tretmani i terapeuti donose najviše
Manuelna terapija — puna. Magnetoterapija — često prazna. Sportski pacijenti kod Stefana — 90% završi seriju. Postoperativni kod Marka — 60% završi. Koji tip tretmana donosi najviše prihoda po satu? Koji terapeut ima najbolji rezultat? Bez podataka, raspored i tim se planiraju po osećaju.
Ordinacije bez analitike često drže neprofitabilne tretmane i propuštaju priliku za nove.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa fizioterapeutima i vlasnicima ordinacija — ne za apstraktni "biznis", već za tačno ono što radite svaki dan.
Karton pacijenta — sa uputnicom, protokolom i napretkom.
Karton svakog pacijenta sa uputnicom (RFZO ili privatna), dijagnozom, protokolom terapije i svim tretmanima serije. Merenja pokretljivosti, bola i snage se beleže pri svakom tretmanu — vidite napredak u grafikonu. Terapeut koji zamenjuje kolegu za 2 minuta zna gde je pacijent i šta radi.
- Uputnica i dijagnoza pri prvom pregledu
- Protokol terapije sa brojem i vrstom tretmana
- Merenja pokretljivosti, bola i snage kroz vreme
- Foto/video dokumentacija pokreta (opciono)
Serija tretmana — praćena, sa podsetnicima.
Sveska prati svaki tretman u seriji — koliko je urađeno, koliko je preostalo, kad je sledeći termin. Ako pacijent propusti 2 tretmana, sistem šalje podsetnik. Kad završi seriju, automatski se planira follow-up za 6 nedelja da se proveri stabilnost oporavka. Manje prekinutih serija, više dovršenih.
- Automatsko praćenje broja tretmana u seriji
- Podsetnik ako pacijent propusti 2 termina
- Follow-up podsetnik 6 nedelja nakon serije
- Pacijent u aplikaciji vidi napredak i preostalo
Napredak pacijenta — grafički, u realnom vremenu.
Pri svakom tretmanu terapeut unosi merenja — obim pokreta, jačina bola, snaga mišića. Sveska automatski prikazuje napredak u grafikonu. Nikola vidi da se koleno savija za 40 stepeni bolje nego pre 6 nedelja, bol je pao sa 7/10 na 3/10. To ga motiviše da završi seriju — i vas štiti od "ne pomaže mi terapija" komentara.
- Grafikon napretka po svakom parametru
- Merenja pokretljivosti (obim, fleksija, ekstenzija)
- Skala bola pre i posle tretmana
- Test snage i mišićne izdržljivosti
Finansije i osiguranja — automatski, bez Excela.
Sveska prati svaki tretman i deli prihod po terapeutu, tipu terapije, danu i mesecu. RFZO uputnice se automatski povezuju sa naplatom, privatna osiguranja dobijaju fakture u pravom formatu. Vidite koji tretmani su najprofitabilniji, koji terapeut ima najveći procenat završenih serija, i koliko dugujete zbog neispravnih faktura.
- Prihod po terapeutu i tipu terapije
- Automatske fakture za RFZO i privatna osiguranja
- Praćenje serije tretmana i procenta završetka
- Kućne terapije sa posebnim tarifama
Vodio sam ordinaciju 12 godina sa papirnim kartonima i Excelom. Najveći problem nam je bio što pacijenti prekidaju seriju na pola — dođe 8 od 15 puta i "nestane". Kad se problem vrati, dolazi kod konkurencije. Sa Sveskom, sistem sam šalje podsetnik ako pacijent propusti 2 tretmana. Za pola godine procenat završenih serija nam je skočio sa 65% na skoro 90%. Plus, pacijenti u aplikaciji vide svoj napredak — to ih motiviše da nastave. Prvi put mi rad ima strukturu.
Pre Sveske vs.sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da ordinacija radi kao ozbiljna zdravstvena institucija, sa dokumentacijom koja stoji.
Pre Sveske
- Papirni kartoni i uputnice u fiokama
- Pacijenti prekidaju seriju kad se "osećaju bolje"
- Napredak se pamti u glavi terapeuta
- RFZO i privatna osiguranja u Excelu — greške redovne
- Terapeuti ne mogu da preuzmu kolegino pacijente bez konfuzije
- Ne znate koji tretmani i terapeuti donose najviše
- Follow-up nakon serije se retko dešava — pacijent "nestane"
Sa Sveskom
- Digitalni karton sa uputnicom, protokolom i istorijom
- Podsetnici ako pacijent propusti 2 tretmana
- Merenja i grafikon napretka pri svakom tretmanu
- Automatske fakture za sve tipove osiguranja
- Svaki terapeut vidi tačno stanje pacijenta pre tretmana
- Prihod po terapeutu, tipu i danu u realnom vremenu
- Automatski follow-up 6 nedelja nakon završetka serije
Kako izgleda jedan dan u fizioterapeutskoj ordinaciji sa Sveskom
- 08:00
Otvarate ordinaciju. Sveska vam pokazuje raspored za danas — 18 termina, 3 terapeuta, 2 sale, 14 aktivnih pacijenata u serijama, 4 nova prva pregleda. Uređaji zagrejani, sale spremne, čaj u ruci.
- 09:30
Nikola dolazi na 12. tretman od 15. Otvarate njegov karton — ACL rekonstrukcija pre 8 nedelja, fleksija kolena danas 130° (na početku bila 90°), bol 3/10 (na početku 7/10). Terapeut Stefan zna gde je pacijent, planira manuelnu terapiju + kineziterapiju za danas.
- 11:15
Nova pacijentkinja dolazi sa uputnicom neurologa za cervikalni sindrom. Popunjavate karton, dijagnoza M50.1, protokol 10 tretmana kroz 4 nedelje. Sistem generiše plan: manuelna + ultrazvuk 3x nedeljno. Kalendar automatski zakazuje sve termine unapred, pacijentkinja dobija SMS potvrdu.
- 13:00
Pauza. Otvarate finansije — ovog meseca 620.000 od privatnih pacijenata, 180.000 iz RFZO, 82.000 iz privatnih osiguranja. Vidite da vam sportska rehabilitacija ide 32% prihoda ovog kvartala, i da vam je procenat završenih serija 87%.
- 15:30
Pacijent Marko nije dolazio 2 termina zaredom. Sveska automatski šalje SMS: "Vaša serija još nije završena. Zakažite sledeći termin ovde." Marko odgovara u aplikaciji, zakazuje termin za utorak. Serija nastavlja, ordinacija ne gubi klijenta.
- 18:30
Zatvarate ordinaciju. Sveska ažurira sve kartone, generiše fakture za RFZO i Dunav osiguranje, planira follow-up za 4 pacijenta koji su danas završili seriju. Idete kući mirni, znajući da svaki pacijent stoji u dokumentaciji i sistemu.
Pitanja koja najčešće postavljaju vlasnici fizioterapeutskih ordinacija
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Da. Sveska čuva kartone pacijenata, uputnice, protokole terapije i medicinsku dokumentaciju u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj dokumentaciji (20 godina čuvanje) i GDPR/ZZPL propisima. Pristup je ograničen na autorizovane terapeute, sa evidencijom svakog pristupa kartonu.
Nakon prvog pregleda, kreirate protokol terapije sa brojem tretmana (npr. 15 kroz 5 nedelja) i tipovima (manuelna, ultrazvuk, kineziterapija). Sistem automatski zakazuje termine, prati koliko je urađeno, koliko je preostalo, i šalje podsetnike ako pacijent propusti 2 tretmana zaredom.
Pri svakom tretmanu terapeut unosi merenja — obim pokreta, jačina bola (1-10), snaga mišića. Sveska automatski prikazuje napredak u grafikonu kroz vreme. Vidite trend, procenat poboljšanja, i možete pokazati pacijentu vizuelno šta je postignuto.
Da. Svaka uputnica se povezuje sa RFZO ili privatnim osiguranjem (Dunav, Wiener, Generali), sa dijagnozom po MKB-10 i brojem odobrenih tretmana. Sistem generiše fakture u pravom formatu i prati status svake uplate.
Da. Svaki terapeut ima svoj kalendar sa vlastitim radnim vremenom, tipovima terapije koje sprovodi (manuelna, elektroterapija, kineziterapija), i pacijentima. Vi kao vlasnik vidite ceo tim na jednom ekranu ili svakog terapeuta pojedinačno.
Sveska omogućava zamenu terapeuta u nekoliko klikova. Drugi terapeut otvara karton, vidi celu istoriju tretmana, napredak, protokol i beleške. Pacijent dobija obaveštenje o zameni. Bez gubitka konteksta ili prekida terapije.
Da. Kućna terapija se vodi kao poseban tip usluge sa svojim tarifom (viši zbog putovanja i vremena). Terapeut vodi karton pacijenta na mobilnom telefonu tokom kućne posete, beleške i merenja se čuvaju odmah u sistemu.
Da. Sportski klubovi imaju svoje profile sa članovima tima, ugovorenim brojem tretmana, i tarifom. Sistem automatski prati koliko je iskorišćeno po svakom sportisti, generiše mesečnu fakturu klubu, i alarmira kad se približi kraj ugovora.
Da. Mi unosimo sve terapeute, tipove terapije, cene i uređaje umesto vas, postavljamo kalendare i sale, i pomažemo pri prebacivanju pacijenata iz papirnih kartona. Najčešće krećete istog dana.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
