Aplikacija za vođenje fizioterapeutske ordinacije
Sveska pomaže fizioterapeutskim ordinacijama da vode pacijente, terapije, termine, podsetnike i finansije — bez papirnih kartona, izgubljenih dokumenata i pacijenata koji "propuste tri tretmana i zaborave da nastave".
- Podešavamo sistem za vašu ordinaciju
- Karton pacijenta sa uputom i istorijom tretmana
- Automatski podsetnici za termine
Realnost svake fizioterapeutske ordinacije — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se fizioterapeuti i vlasnici ordinacija suočavaju svakog dana.
Papirni kartoni sa uputima u fioci
Nikola dolazi sa uputom ortopeda za rehabilitaciju kolena. Papir se stavlja u dosije, dosije u fioku. Kroz 4 nedelje pacijent dolazi na deveti termin — recepcionerka traži dosije 5 minuta. Uput se pomerio, beleške sa prethodnog termina negde ispale. Kad treba da se prisetite šta ste radili pre 2 nedelje, sve ide iz glave.
Papirni karton troše vreme na traženje, prljaju se, blede, i gube kontekst čim terapeut nije prisutan.
Pacijenti "nestanu" na sredini rehabilitacije
Ordinirano je 15 tretmana. Nikola dolazi 8 puta, pa se "oseti bolje" i prestane. Za mesec-dva dana problem se vraća — jače. Pacijent traži novu seriju, ali ne pamti šta je radio, koje vežbe je dobio kao domaće, ni koji terapeut ga je vodio. Bez sistema podsetnika i praćenja, ordinacija tiho gubi klijente na pola puta.
Bez podsetnika, 35% pacijenata prekine terapiju pre nego što bi trebalo — a to je najveći gubitak prihoda ordinacije.
Napredak se pamti u glavi terapeuta
Kad je Nikola došao, savijanje kolena bilo je 90 stepeni. Sad je 130. Bol je bio 7/10, sad je 3/10. Ali gde je to zapisano? Terapeut zna "u glavi", ali ako drugi terapeut nastavi tretman, gubi kontekst. Ni pacijent ne vidi napredak — pa se demotiviše kad ide sporije od očekivanog.
Bez sistema praćenja napretka, 40% pacijenata gubi motivaciju u sredini serije i prekida terapiju.
Naplata i dugovanja — u glavi, na papiriću ili u Excelu
Nikola je platio 4 od 15 tretmana unapred, Ana duguje za dva tretmana od prošlog meseca, Marko je platio ceo iznos ali niko nije zabeležio. Sve to se pamti u glavi, piše na papiriću na pultu, ili u Excel fajlu koji niko ne ažurira. Krajem meseca — pola dana rekonstruišete brojke, i uvek se pojavi neko sa „ali ja sam vam platio prošle nedelje".
Ordinacije bez sistema naplate redovno gube 10-15% mesečnog prihoda zbog nejasnih dugovanja.
Terapeuti — različiti kalendari, jedan haos
Stefan drži manuelnu, Ana ultrazvuk i elektroterapiju, Marko kineziterapiju. Svaki ima svoj kalendar, svoje pacijente, svoju salu. Ali kad Nikola treba manuelnu + ultrazvuk u istoj poseti, ko koordinira dva terapeuta? Ako se Stefan razboli, ko preuzima njegove pacijente u sredini serije?
Bez zajedničkog sistema, koordinacija između terapeuta oduzima vlasniku 5-8 sati nedeljno.
Ne znate koji terapeuti i usluge donose najviše
Manuelna terapija — puna. Elektroterapija — često prazna. Kineziterapija — sezonski, može biti odličan izvor. Koji terapeut ima najviše klijenata? Koje usluge donose najbolji prihod po satu? Ko drži najviše redovnih klijenata? Bez podataka, cene i raspored se planiraju „po osećaju".
Ordinacije bez analitike često drže neprofitabilne tretmane i propuštaju priliku za nove.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa fizioterapeutima i vlasnicima ordinacija — ne za apstraktni "biznis", već za tačno ono što radite svaki dan.
Karton pacijenta — sa uputom, istorijom i beleškama.
Karton svakog pacijenta na jednom mestu — osnovni podaci, uput specijaliste (ili priložen dokument), dijagnoza, kompletna istorija termina i beleške sa svakog tretmana. Kad terapeut zamenjuje kolegu, otvori karton i za 2 minuta zna šta je urađeno, koje su bile beleške, i šta ide dalje.
- Uput specijaliste (upisan u karton ili priložen dokument)
- Istorija svih termina sa uslugama koje su rađene
- Strukturisane beleške pri svakom tretman
- Pristup celom timu, uz evidenciju ko je upisao šta
Online zakazivanje i podsetnici
Pacijent zakazuje sledeći termin preko online kalendara — bira uslugu (manuelna, ultrazvuk, kineziterapija), terapeuta i vreme koje mu odgovara. Sistem šalje SMS podsetnik 24 sata pre termina. Otkazivanja i pomeranja idu kroz sistem, ne preko poruka koje se gube.
- Online kalendar sa dostupnim terminima po terapeutu
- Pacijent bira uslugu i terapeuta samostalno
- Automatski SMS podsetnik 24h pre termina
- Otkazivanje kroz sistem, sa politikom koju vi definišete
Napredak pacijenta i dokumentacija
Pri svakom tretmanu terapeut upisuje beleške u karton — šta je urađeno, kako je pacijent reagovao, šta planira za sledeći put. Može da priloži i uput specijaliste, fotografije, ili bilo koji dokument koji je relevantan. Sve stoji hronološki u kartonu, dostupno celom timu i pacijentu.
- Strukturisane beleške po svakom tretmanu
- Upload uputa, dokumenata i fotografija u karton
- Hronološki pregled istorije tretmana
Fakture, uplate i dugovanja — bez nagađanja.
Za svakog pacijenta jasno vidite šta je urađeno, koliko duguje, koliko je uplaćeno i u kojim ratama. Sveska automatski generiše fakture, prati svaku uplatu, i pokazuje ko duguje na osnovu poslednje uplate. Kad neko kasni sa uplatom, jednim klikom šaljete podsetnik — sve dokumentovano, bez neprijatnih razgovora.
- Fakture po pacijentu i tretmanu
- Praćenje dugovanja i uplata u ratama
- Prihod po terapeutu i tipu usluge
- Jasan pregled prihoda i finansijskog stanja biznisa
Vodim ordinaciju 12 godina, sa 3 terapeuta. Sa Sveskom mi se posao promenio na tri načina. Prvo, pacijenti sami zakazuju online — nema više 40 poruka dnevno na Viberu. Drugo, ceo tim vidi karton pacijenta i beleške — kad je neko odsutan, kolega otvori i za 2 minuta zna gde smo stali. Treće, naplata je konačno jasna — vidim ko duguje, jednim klikom šaljem podsetnik. Osećaj je da imam ordinaciju, ne haos sa papirima.
Pre Sveske vs.sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da ordinacija radi kao ozbiljna zdravstvena institucija, sa dokumentacijom koja stoji.
Pre Sveske
- Papirni kartoni i uputi u fiokama, gube se ili propadaju
- Pacijenti pišu na Viber i Instagram u svako doba
- Klijenti "nestanu" kad ih niko ne podseti na sledeći termin
- Beleške sa tretmana svako vodi na svoj način — u svesku, Word, Notes
- Kad terapeut nije tu, kolega tapka u mraku bez konteksta pacijenta
- Naplata i dugovanja u glavi, na papiriću ili u Excelu
- Ne znate koji terapeuti i usluge donose najviše prihoda
Sa Sveskom
- Digitalni karton sa uputom, istorijom termina i beleškama
- Pacijenti sami zakazuju online — bira uslugu i terapeuta
- Automatski SMS podsetnici 24h pre svakog termina
- Strukturirane beleške u kartonu, ceo tim vidi istoriju
- Svaki terapeut otvara karton i za 2 minuta zna gde ste stali
- Fakture, uplate i dugovanja jasno po pacijentu
- Jasno koji terapeuti i usluge donose najviše prihoda
Kako izgleda jedan dan u fizioterapeutskoj ordinaciji sa Sveskom
- 08:00
Otvarate ordinaciju. Sveska vam pokazuje raspored za danas — 18 termina, 3 terapeuta, 12 aktivnih pacijenata i 4 nova prva pregleda. Prvi klijent (Nikola) dolazi za 30 minuta na manuelnu terapiju.
- 09:30
Nikola dolazi na manuelnu terapiju. Otvarate njegov karton — ACL rekonstrukcija pre 2 meseca, poslednji tretman pre 3 dana, beleške pokazuju da je fokus bio na obimu pokreta.Stefan startuje terapiju bez pitanja, upisuje šta radi danas.
- 11:15
Nova pacijentkinja dolazi sa uputom neurologa za cervikalni sindrom.Popunjavate karton, upisujete dijagnozu i prilazete skenirani uput.Zakazujete prvi termin za sledeći ponedeljak — pacijentkinja dobija SMS potvrdu odmah.
- 13:00
Pauza. Otvarate finansije — ovog meseca 820.000 od privatnih pacijenata, najzauzetiji terapeut je Stefan sa 82 termina, a najprofitabilnija usluga je manuelna terapija (38% prihoda). Vidite ko duguje: 3 klijenta za prošli mesec, jednim klikom šaljete podsetnik za uplatu.
- 15:30
Pacijent Marko nije dolazio 2 termina zaredom. Sveska automatski šalje SMS: "Vaša serija još nije završena. Zakažite sledeći termin ovde." Marko zakazuje termin za utorak. Serija nastavlja, ordinacija ne gubi klijenta.
- 18:30
Zatvarate ordinaciju. Sveska ažurira sve kartone sa današnjim beleškama, generiše fakture za današnje tretmane, i priprema SMS podsetnike za 22 pacijenta koji imaju termine sutra. Idete kući mirni, znajući da svaki karton stoji, i da niko od pacijenata neće zaboraviti sutrašnji termin.
Pitanja koja najčešće postavljaju vlasnici fizioterapeutskih ordinacija
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Da. Sveska čuva kartone pacijenata, upute i medicinsku dokumentaciju u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj dokumentaciji (20 godina čuvanje) i GDPR/ZZPL propisima. Pristup je ograničen na autorizovane terapeute, sa evidencijom svakog pristupa kartonu.
Uput možete upisati u karton pacijenta kao polje (specijalist, dijagnoza, datum, broj tretmana), ili priložiti kao skenirani dokument (PDF ili slika). Sve informacije o uputu su vidljive celom timu. Za novog pacijenta, uput se popunjava pri prvom pregledu.
Pri svakom tretmanu terapeut unosi merenja — obim pokreta, jačina bola (1-10), snaga mišića. Sveska automatski prikazuje napredak u grafikonu kroz vreme. Vidite trend, procenat poboljšanja, i možete pokazati pacijentu vizuelno šta je postignuto.
Pacijenti mogu da zakazuju online kroz link koji delite (sajt, Instagram, Google) — biraju uslugu (manuelna, ultrazvuk, kineziterapija), terapeuta i vreme koje im odgovara. Alternativno, možete i vi ili recepcionerka da zakazujete umesto njih kad zovu telefonom. Svako zakazivanje ide u zajednički kalendar, bez preklapanja.
Da. Svaki terapeut ima svoj kalendar sa vlastitim radnim vremenom i uslugama koje sprovodi (npr. Stefan manuelnu, Ana ultrazvuk i elektroterapiju, Marko kineziterapiju). Vi kao vlasnik vidite ceo tim na jednom ekranu, ili svakog terapeuta pojedinačno. Pacijenti pri online zakazivanju biraju kod kog terapeuta žele.
Da. Sveska omogućava zamenu terapeuta u nekoliko klikova. Drugi terapeut otvara karton pacijenta i vidi celu istoriju termina, beleške sa prošlih tretmana, i uput specijaliste. Pacijent dobija SMS obaveštenje o zameni. Bez gubitka konteksta.
Za svakog pacijenta jasno vidite šta je urađeno, koliko duguje, koliko je uplaćeno i u kojim ratama. Sveska automatski generiše fakture, prati svaku uplatu i pokazuje ko duguje. Kad neko kasni sa uplatom, jednim klikom šaljete podsetnik — sve dokumentovano, bez neprijatnih razgovora.
Sveska u realnom vremenu prati prihod po terapeutu, tipu usluge (manuelna, ultrazvuk, kineziterapija), danu i mesecu. Vidite koji terapeut je najzauzetiji, koje usluge donose najbolji prihod po satu, i kako se ordinacija razvija kroz vreme. Odluke o rasporedu i timu se donose po podacima.
Da. Mi unosimo sve terapeute, usluge i cene umesto vas, postavljamo kalendare, i pomažemo pri prebacivanju postojećih pacijenata iz papirnih kartona ili Excela. Najčešće krećete istog dana, pun prelaz ide postepeno kroz nekoliko nedelja.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
