Aplikacija za vođenje stomatološke ordinacije
Sveska pomaže stomatološkim ordinacijama da vode pacijente, zubne kartone, terapijske planove, RTG snimke i sistem podsetnika — bez papirnih dosijea, izgubljenih snimaka i pacijenata koji "zaborave" na redovnu kontrolu.
- Podešavamo sistem za vašu ordinaciju
- Zubni karton sa odontogramom i RTG snimcima
- Automatski podsetnici za kontrolu na 6 meseci
Realnost svake stomatološke ordinacije — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se stomatolozi i njihovi timovi suočavaju svakog dana.
Zubni karton na papiru — pravni rizik
Papirni karton se gubi, prlja, propada. Recepcionerka traži dosije 5 minuta. RTG snimci u kesama u fioci. Alergije zapisane na margini, ali doktor ih ne primeti. Zakon zahteva čuvanje 20 godina — sa papirom, to nije samo teško, već i skupo za organizaciju.
Novi zakon o zdravstvenoj dokumentaciji propisuje elektronsko vođenje — papir je dozvoljen samo u izuzetnim situacijama.
Pacijenti "zaborave" na redovnu kontrolu
Marko je bio na kontroli u januaru. Sledeća bi trebalo u julu. Ali ko će da ga podseti? Bez sistema podsetnika za redovnu kontrolu, pacijenti dolaze tek kada ih boli — a tada je karijes već produžen, tretman skuplji, i vi izgubili 6 meseci mogućeg redovnog prihoda.
55% pacijenata preskoči redovnu kontrolu ako ih niko ne podseti — a to je stalni prihod ordinacije.
RTG snimci bez sistema arhiviranja
Panoramski snimak je na računaru u prvoj ordinaciji. CBCT 3D snimak na disku u sefu. Digitalni intraoralni snimci u folderu koji niko nije organizovao. Kad pacijent dođe za 2 godine, gubite 20 minuta tražeći stari RTG za poređenje. Ako ga uopšte nađete.
90% ordinacija čuva RTG snimke bez sistema — i redovno ih traži ili gubi.
Terapijski planovi — u glavi ili u Word dokumentu
Milanu treba implant + krunica. To je 4 meseca, 5 poseta, ukupno 120.000 dinara. Šta je poslednji put urađeno? Šta ide sledeće? Da li je pacijent platio prvu ratu? Bez sistema, terapijski planovi se prate „u glavi" doktora — i redovno se propuštaju koraci.
Bez sistema praćenja terapije, 20-30% kompleksnih tretmana se ne završi jer pacijent "izgubi vezu".
Emergency pacijenti — bez rezervnih slotova
Zove pacijent, bol nesnosan, mora danas. Ali kalendar je pun. Ili pomerate nekoga (nezadovoljan), ili odbijate emergency (klijent ode kod konkurencije zauvek). Bez sistema koji drži rezervne slotove i vidi realno kalendar, ovo je svakodnevni problem.
Bez rezervnih slotova, emergency slučajevi remete ceo dan i koštaju ordinaciju 5-8% mesečnog prihoda.
Fakture i dugovanja — u glavi, Excelu ili na papiru
Ko je platio, ko duguje, ko je platio pola pa čeka drugu ratu? Sve se pamti u glavi, piše na papiriću na pultu, ili u Excel fajlu koji niko ne ažurira. Krajem meseca — pola dana rekonstruišete brojke, i uvek se pojavi neko sa „ali ja sam vam platio prošle nedelje
Ordinacije bez sistema naplate, redovno gube 10-15% mesečnog prihoda zbog nejasnih dugovanja.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa stomatolozima i vlasnicima ordinacija — ne za apstraktni "biznis", već za tačno ono što radite svaki dan.
Karton pacijenta — digitalno, sigurno, uvek dostupno.
Karton svakog pacijenta sa odontogramom (svaki zub kao poseban entitet), alergijama, hroničnim bolestima, terapijama, RTG snimcima i istorijom svakog tretmana. Sve na jednom mestu, zaključano, u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj dokumentaciji i GDPR-om. Papir je stvar prošlosti.
- Odontogram sa istorijom svakog zuba
- RTG i intraoralni snimci u kartonu, hronološki
- Alergije, hronične bolesti i terapije istaknute
- Čuvanje 20 godina po zakonskoj obavezi
Automatski podsetnici za kontrolu — pacijenti se vraćaju sami.
Sveska automatski prati kada svaki pacijent treba na redovnu kontrolu — 6 meseci nakon poslednje. Podsetnik ide SMS-om ili emailom, sa linkom za online zakazivanje. Pacijent produžava svoju "zdravstvenu rutinu" bez razmišljanja, vi imate stabilan mesečni tok redovnih pregleda.
- Automatski podsetnici 6 meseci nakon poslednje kontrole
- Personalizovan SMS sa linkom za zakazivanje
- Praćenje stope povratka pacijenata (retention)
- Poseban podsetnik za ortodontske i implantološke kontrole
Terapijski planovi — praćeni od dijagnoze do završetka.
Nakon dijagnostike, kreirate plan tretmana sa fazama, cenom svake faze i vremenskim rasporedom. Sistem prati napredak — koja faza je završena, šta ide sledeće, koliko je pacijent platio, koliko duguje. Milan i vi vidite isti pregled: implant urađen u martu, osteointegracija do juna, krunica u julu.
- Terapijski plan sa fazama i cenama
- Praćenje napretka po svakoj fazi
- Naplata po fazi (avans, rate)
- Pacijent u aplikaciji vidi šta ga očekuje
Finansije — bez nagađanja.
Za svakog pacijenta jasno vidite šta je urađeno, koliko duguje, koliko je uplaćeno i u kojim ratama. Sveska automatski generiše fakture, prati svaku uplatu, i pokazuje ko duguje na osnovu poslednje uplate. Vidite koja usluga najviše donosi, ko vam je najprofitabilniji zaposleni, i da li je ovaj mesec bolji ili gori od prošlog.
- Fakture po pacijentu i tretmanu
- Praćenje dugovanja i uplata u ratama
- Prihod po doktoru i tipu tretmana
- Konkretna slika finansija, u realnom vremenu
Radim stomatologiju 18 godina, sa Sveskom već nekoliko meseci. Tri stvari su mi promenile posao. Prvo svaki pacijent ima ceo karton na jednom mestu: istoriju, snimke, alergije, terapijski plan. Za 10 sekundi znam gde smo stali. Drugo podsetnici za redovnu kontrolu idu automatski, i pacijenti se stvarno vraćaju. Broj redovnih pregleda nam je porastao za skoro 60%. Treće finansije su jasne. Ko duguje, koliko, za šta — sve odmah vidim. Pošaljem podsetnik za ratu, klijent uplati, sve dokumentovano. Prvi put mi je posao stvarno posao, a ne haos.
Pre Sveske vs.sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da ordinacija radi kao ozbiljna medicinska institucija, sa dokumentacijom koja stoji.
Pre Sveske
- Zubni kartoni u fiokama, gube se ili propadaju
- RTG snimci na različitim računarima i diskovima
- Pacijenti "zaborave" na redovnu kontrolu
- Terapijski planovi u Word dokumentima ili u glavi doktora
- Emergency slučajevi remete ceo raspored dana
- Naplata i dugovanja u glavi, na papiriću ili u Excelu
- Ne znate koji tretmani stvarno donose najviše prihoda
Sa Sveskom
- Digitalni zubni karton sa odontogramom po Zakonu
- RTG snimci hronološki u kartonu pacijenta
- Automatski podsetnici za kontrolu — pacijenti se vraćaju sami
- Terapijski plan sa fazama, cenama i praćenjem
- Rezervni slotovi za emergency slučajeve
- Fakture, uplate i dugovanja jasno po pacijentu
- Jasno vidite koji tretmani donose novac, a koji doktor je najzauzetiji
Kako izgleda jedan dan u stomatološkoj ordinaciji sa Sveskom
- 08:00
Otvarate ordinaciju. Sveska vam pokazuje raspored za danas — 12 termina, 2 doktora, 3 kontrole, 4 plombe, 2 endodoncije, 2 konsultacije, 1 rezervni slot za emergency. Sve pripremljeno, asistentkinja proverava sterilizaciju.
- 09:30
Milan dolazi na kontrolu implanta. Otvarate njegov karton — implant ugrađen 15. januara, kontrolisan u aprilu, sada je osteointegracija završena, sledeći korak krunica. Poredite RTG snimke iz januara i danas — kost je regenerisala savršeno. Beležite u karton, planirate krunicu za sledeći mesec.
- 11:00
Nova pacijentkinja dolazi na prvi pregled. Otvarate prazan karton, popunjavate odontogram sa palpacijom i RTG snimkom. Sistem generiše terapijski plan: 2 plombe, 1 čišćenje kamenca, 1 endodoncija. Ukupno 42.000 dinara kroz 3 posete. Pacijentkinja prihvata, zakazujete prvu posetu.
- 12:45
Emergency poziv — pacijent sa nesnosnim bolom. Rezervni slot u 13:15 je slobodan. Ubacuje se u kalendar, njegov karton se otvara odmah (ranije bio pacijent), doktor vidi da je poslednji tretman bio pre 8 meseci, sumnja na akutni karijes.
- 15:00
Pauza. Otvarate finansije — ovog meseca 1.560.000 od svih tretmana, od toga 420.000 od implantologije (27% prihoda), a najzauzetiji doktor je dr Marković sa 68 tretmana. Vraćanje pacijenata: 82% se javilo na redovnu kontrolu, +18% u odnosu na isti period prošle godine.
- 20:00
Zatvarate ordinaciju. Sveska ažurira sve kartone, RTG snimke sa dana, fakture za današnje tretmane, i šalje podsetnike grupi od 18 pacijenata koji su na redu za redovnu kontrolu. Idete kući, znajući da svaki karton stoji pravno, medicinski i finansijski.
Pitanja koja najčešće postavljaju vlasnici stomatoloških ordinacija
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Da. Sveska čuva kartone pacijenata, RTG snimke i medicinsku dokumentaciju u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj dokumentaciji (20 godina čuvanje) i GDPR/ZZPL propisima. Pristup je ograničen na autorizovane doktore i tim, sa evidencijom svakog pristupa kartonu.
Da. Svaki pacijent ima digitalni odontogram gde je svaki zub poseban entitet sa istorijom (plomba, kanal, kruna, ekstrakcija). Doktor markira šta je urađeno i kada, sistem automatski beleži datum, doktora i materijal. Sledeći put vidite tačno stanje svakog zuba.
RTG snimci (panoramski, CBCT 3D, intraoralni), fotografije pre/posle i drugi vizuelni prilozi čuvaju se direktno u kartonu pacijenta, hronološki. Možete uporediti snimke iz različitih perioda, koristiti alate za merenje i deljenje sa laboratorijom.
Nakon svake redovne kontrole, sistem automatski zakazuje sledeći termin za 6 meseci (ili prilagođeno vašoj praksi). Pacijent dobija SMS/Viber poruku sa personalizovanim pozivom i linkom za online zakazivanje. Vi u realnom vremenu vidite koji pacijenti su se vratili, a koji nisu odgovorili.
Da. Kompleksni tretmani (implanti, ortodoncija, protetika) se vode kao terapijski planovi sa fazama, cenama, vremenskim rasporedom i naplatom po fazi. Vi i pacijent vidite šta je urađeno, šta ide sledeće, i koliko je uplaćeno — sve na jednom mestu.
Za svakog pacijenta jasno vidite šta je urađeno, koliko duguje, koliko je uplaćeno i u kojim ratama. Sveska automatski generiše fakture, prati svaku uplatu i pokazuje ko duguje. Kad neko kasni sa ratom, jednim klikom šaljete podsetnik — sve dokumentovano, bez neprijatnih razgovora.
Da. Kalendar podržava „rezervne slotove" koji se ne mogu online zakazati, ali su vidljivi timu za hitne slučajeve. Kad zove pacijent sa bolom, recepcionerka odmah vidi slobodan slot i može da ga ubaci — bez remećenja regularnih termina.
Da. Mi unosimo sve doktore, tretmane, cene i tim umesto vas, i pomažemo pri prebacivanju postojećih pacijenata iz papirnih kartona. Najčešće krećete istog dana, pun prelaz ide postepeno.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
