Aplikacija za vođenje veterinarske ambulante
Sveska pomaže veterinarskim ambulantama da vode vlasnike i njihove ljubimce, vakcinacije, preventivne rutine, hirurške zahvate i finansije — bez papirnih kartona, izgubljenih vakcinacionih pasoša i propuštenih podsetnika.
- Podešavamo sistem za vašu ambulantu
- Karton životinje sa vakcinacijama i preventivom
- Automatski podsetnici za vakcine i antiparazitsku zaštitu
Realnost svake veterinarske ambulante — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se veterinari i vlasnici ambulanti suočavaju svakog dana.
Vakcinacije se "zaboravljaju" — vlasnici i vi
Milena je pre 11 meseci vakcinisala Rexa. Sedmovalentna važi godinu dana, besnilo takođe. Ali ko će da je podseti? Bez sistema, vlasnici zaborave — a vi propustite mesečni prihod. Ako Rex slučajno ugrize nekoga, dolazi krizna situacija: "kad je vakcinisan?", i niko ne zna sa sigurnošću.
45-50% vlasnika zaboravi na godišnju vakcinaciju bez podsetnika — a to je stalni prihod ambulante.
Papirni kartoni po fiokama — haos u ambulanti
Milena dolazi sa Rexom na hitan pregled. Recepcionerka traži karton 5 minuta po fiokama. Karton vakcinacije sa nalepnicama vakcina je kod Milene — vi u kartonu vidite samo poluispisan papir od prošlog puta. Preventiva se pamti „u glavi" — dok se ne izgubi u guzvi.
80% ambulanti vodi vakcinacione kartone na papiru — i redovno ih traži ili gubi.
Preventiva bez sistema podsetnika — se zaboravlja
Rexu treba antiparazitska zaštita na svakih 3 meseca (buve i krpelji), zaštita od crevnih parazita takođe redovno, i godišnji pregled. Bez sistema koji šalje podsetnik, Milena zaboravi, ili dođe sa 6 meseci zakašnjenja — „je l' bilo vreme?". Preventiva pada, bolesti se pojavljuju, sve se komplikuje.
Bez sistema podsetnika, preventiva pada za 40% a to je stalan mesečni prihod ambulante.
Poruke i pozivi u svako doba
Milena piše na Viber u 22:00: „Da li je slobodan termin sutra u 14h?" Sledi 5 poruka i 15 minuta prepiske dok se ne dogovorite. Ana zove tokom pregleda, Marko piše na Instagram. Bez online zakazivanja, veterinar provodi 3-4 sata dnevno na koordinaciju termina umesto na životinje.
Bez online zakazivanja veterinari gube 3-4 sata dnevno na koordinaciju termina.
Naplata i dugovanja — u glavi, na papiriću ili u Excelu
Milena je platila pregled, Marko duguje za sterilizaciju od prošlog meseca, Ana je platila deo pa čeka drugu ratu. Sve to se pamti u glavi, piše na papiriću na pultu, ili u Excel fajlu koji niko ne ažurira. Krajem meseca — pola dana rekonstruišete brojke, i uvek se pojavi neko sa „ali ja sam vam platila prošle nedelje".
Ambulante bez sistema naplate redovno gube 10-15% mesečnog prihoda zbog nejasnih dugovanja.
Ne znate koji veterinari i usluge donose najviše
Vakcinacije — pune. Sterilizacije — sezonski. Redovni pregledi — stalno. Koje usluge donose najbolji prihod po satu? Koji veterinar u ambulanti ima najviše redovnih klijenata? Koje domicilne posete opravdavaju vreme na terenu? Bez podataka, cene i raspored se planiraju „po osećaju".
Ambulante bez analitike često drže niskomargirane usluge i propuštaju priliku za premium ponudu.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa veterinarima i vlasnicima ambulanti — ne za apstraktni "biznis", već za tačno ono što radite svaki dan.
Karton ljubimca digitalno, sa punom istorijom
Za svakog ljubimca poseban karton — vrsta, rasa, uzrast, težina, mikročip, alergije, hronične bolesti, kompletna istorija poseta. Kad Milena dolazi hitno sa Rexom, veterinar otvara karton u sekundi — vidi ceo istorijat, prethodne vakcine, terapije koje su rađene. Bez traženja po fiokama, bez „ne znam gde smo stali".
- Karton po ljubimcu sa medicinskom istorijom
- Vlasnik povezan sa svim svojim ljubimcima
- Zdravstvena knjižica u digitalnom formatu
- Alergije, hronične bolesti i terapije istaknute
Automatski podsetnici za vakcine i preventivu
Sveska prati kada svakom ljubimcu treba vakcina, antiparazitska zaštita ili godišnji pregled. Podsetnik ide vlasniku SMS-om 2 nedelje pre isteka: „Rex-u ističe godišnja vakcina za 14 dana. Zakažite ovde." Milena vam se zahvaljuje što ste je podsetili, vi imate stabilan mesečni tok redovnih poseta.
- Automatski podsetnici za vakcine (2 nedelje pre isteka)
- Antiparazitska zaštita i zaštita od crevnih parazita po ritmu vrste
- Podsetnik za godišnji preventivni pregled
- Personalizovan SMS sa imenom ljubimca
Online zakazivanje — bez poruka u 22:00
Vlasnik zakazuje termin preko online kalendara — bira uslugu (vakcinacija, pregled, sterilizacija, domicilna poseta), veterinara i vreme koje mu odgovara. Sistem šalje SMS potvrdu odmah, i podsetnik 24 sata pre termina. Bez Viber prepiske u kasne sate, bez „da li je slobodno sutra u 14h?", bez propuštenih poruka.
- Online zakazivanje 24/7 (sajt, Instagram, Google)
- Vlasnik bira uslugu, veterinara i vreme
- SMS potvrda odmah + podsetnik 24h pre termina
- Kalendar bez preklapanja između veterinara
Fakture, uplate i analitika — jasno po vlasniku
Za svakog vlasnika jasno vidite šta je urađeno, koliko duguje, koliko je uplaćeno i u kojim ratama. Sveska automatski generiše fakture i prati svaku uplatu. Statistika pokazuje koji veterinari donose najviše prihoda, koje usluge su najprofitabilnije, i gde se ambulanta razvija — sve u realnom vremenu, bez Excel-a.
- Fakture po vlasniku i posetama
- Praćenje dugovanja i uplata u ratama
- Prihod po veterinaru, usluzi i danu
- Jasan pregled finansija biznisa
Vodila sam ambulantu 8 godina sa papirnim kartonima, i najveći problem su bili vakcinacioni podsetnici. Vlasnici zaboravljaju — a onda dođu 3-4 meseca kasnije "sad sam se setila". Sa Sveskom, sistem sam šalje podsetnike 2 nedelje pre isteka. Prvi mesec smo primetili razliku — vlasnici su nas zvali „hvala što ste me podsetili". Za 6 meseci procenat pravovremenih vakcinacija je skočio sa 55% na 82%. Plus, karton životinje sa vlasnikom je toliko lakši nego papir — kad klijent dovodi svog ljubimca hitno, otvorim njegov karton za 2 sekunde.
Pre Sveske vs.sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da ambulanta radi kao ozbiljna zdravstvena institucija za ljubimce, sa dokumentacijom koja stoji.
Pre Sveske
- Papirni kartoni po fiokama, gube se ili propadaju
- Vlasnici zaboravljaju vakcine i redovnu preventivu
- Kad glavni veterinar nije tu, kolega tapka u mraku
- Antiparazitska zaštita se pamti u glavi ili na papiru
- Vlasnici pišu na Viber, Instagram u svako doba — 40 poruka dnevno
- Naplata i dugovanja u glavi, na papiriću ili u Excelu
- Ne znate koje usluge i veterinari donose najviše prihoda
Sa Sveskom
- Digitalni karton ljubimca sa punom medicinskom istorijom
- Automatski SMS podsetnici 2 nedelje pre vakcine
- Ceo tim vidi karton i za 2 minuta zna sve
- Podsetnici za antiparazitsku zaštitu po ritmu vrste
- Vlasnici zakazuju online — biraju uslugu, veterinara i vreme
- Fakture, uplate i dugovanja jasno po vlasniku
- Jasno koji veterinari i usluge donose najviše prihoda
Kako izgleda jedan dan u veterinarskoj ambulanti sa Sveskom
- 08:00
Otvarate ambulantu. Sveska vam pokazuje raspored za danas — 12 termina, 2 veterinara, 4 vakcinacije, 3 kontrole, 2 nova pacijenta i 3 redovna pregleda. Alati sterilizovani, kabineti spremni, kafa u ruci.
- 09:00
Milena dolazi sa Rexom na godišnju vakcinu. Otvarate karton — zlatni retriver, 5 godina, 32 kg, alergija na penicilin, poslednja vakcina pre skoro godinu dana. Vakcinišete, sistem automatski beleži u istoriju i planira sledeći podsetnik za 12 meseci.
- 11:00
Nova rezervacija stiže preko online kalendara — Ana zakazuje prvi pregled za svog mačora Filipa (2 godine, prvi put kod veterinara). Bira ambulantu preko sajta, odabira uslugu (prvi pregled) i vreme (sutra u 15:00). Sistem šalje SMS potvrdu odmah, Ana ne mora nikoga da zove.
- 13:00
Petar zove: „Bruno ne može da hoda već drugi dan, ima 12 godina." Za starijeg psa, domicilna poseta je bolja opcija — otvarate uslugu „Domicilna poseta" u kalendaru,birate 15:30 i dr Marković. Petar dobija SMS sa vremenom i cenom. Bruno ne mora da putuje, veterinar dolazi kod njih.
- 15:00
Pauza. Otvarate finansije — ovog meseca 1.480.000 od pregleda i tretmana, najzauzetiji veterinar je dr Petrović sa 148 poseta, a najprofitabilnija usluga je sterilizacija (32% prihoda). Vidite ko duguje: 4 klijenta za prošli mesec, jednim klikom šaljete podsetnik za uplatu.
- 18:30
Zatvarate ambulantu. Sveska ažurira sve kartone sa današnjim posetama, generiše fakture za dnevne tretmane, i priprema podsetnike za 24 vlasnika kojima ove nedelje ističu vakcine.Idete kući mirni, znajući da su svi ljubimci evidentirani i da niko neće zaboraviti sledeću vakcinu.
Pitanja koja najčešće postavljaju vlasnici veterinarskih ambulanti
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Da. Svaki vlasnik ima svoj profil sa listom svih ljubimaca. Za svakog ljubimca poseban karton — vrsta, rasa, uzrast, mikročip, medicinska istorija. Kad vlasnik dolazi hitno, tražite njegov profil i odmah vidite sve ljubimce koje ima.
Nakon svake vakcinacije, sistem beleži tip vakcine, datum i veterinara, i automatski računa kada ističe. Podsetnik ide vlasniku SMS-om 2 nedelje pre isteka sa linkom za online zakazivanje. Ne morate ništa da pamtite — sistem sam radi po ritmu za svaku vrstu ljubimca.
Da. Za svaku vrstu ljubimca (pas, mačka, ptica, glodari) postoji preventivni protokol sa različitim ritmom. Pas — antiparazitska zaštita na svakih 3 meseca, mačka drugi ritam. Podsetnici idu vlasniku u pravo vreme, personalizovano po imenu ljubimca.
Vlasnici zakazuju online preko linka koji delite (sajt, Instagram, Google) — biraju uslugu (vakcinacija, pregled, sterilizacija, domicilna poseta), veterinara i vreme koje im odgovara. Alternativno, vi ili recepcionerka možete da zakažete umesto njih kad zovu telefonom. Svako zakazivanje ide u zajednički kalendar, bez preklapanja.
Za svakog vlasnika jasno vidite šta je urađeno, koliko duguje, koliko je uplaćeno i u kojim ratama. Sveska automatski generiše fakture i prati svaku uplatu. Kad neko kasni sa ratom, jednim klikom šaljete podsetnik za uplatu — sve dokumentovano, bez neprijatnih razgovora.
Da. Vi definišete sve usluge koje ambulanta pruža sa svojim cenama i trajanjem — redovni pregled, vakcinacija, kontrola, domicilna poseta, sterilizacija, itd. Domicilne posete imaju posebnu tarifu (jer uključuju putovanje). Kad vlasnik zakazuje online, bira uslugu iz spiska, cena se računa automatski.
Sveska u realnom vremenu prati prihod po veterinaru, tipu usluge (pregled, vakcinacija, sterilizacija, domicilna poseta) i vrsti životinja. Vidite koji veterinar je najzauzetiji, koje usluge donose najbolji prihod po satu, i kako se ambulanta razvija kroz vreme. Odluke o cenama i rasporedu se donose po podacima.
Da. Mi unosimo sve veterinare, usluge, cene i vakcinacione protokole umesto vas, postavljamo kalendare i podsetnike, i pomažemo pri prebacivanju postojećih vlasnika i njihovih ljubimaca iz papirnih kartona. Najčešće krećete istog dana, pun prelaz ide postepeno.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
