Aplikacija za vođenje psihoterapeutske ordinacije
Sveska pomaže psihoterapeutima i psihološkim savetovalištima da vode klijente, sesije, poverljive beleške i finansije — bez papirnih dosijea, izgubljenih termina i neprijatnih razgovora oko otkazivanja.
- Podešavamo sistem za vašu ordinaciju
- Poverljivi karton u skladu sa Zakonom i GDPR-om
- Uživo i online sesije — sa automatskim Zoom ili Meet linkom
Realnost svake psihoterapeutske ordinacije — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se psihoterapeuti suočavaju svakog dana.
Papirni dosije klijenta — pravni i etički rizik
Beleške sesija u fascikli, dosije u ormaru, ključ u fioci. Ako se dosije izgubi ili neko neovlašćeno pogleda — ozbiljna povreda poverenja klijenta. Etički kodeks psihoterapije zahteva najviši nivo zaštite podataka, a papir to ne može da obezbedi ni sa najboljim namerama.
Papirni dosije klijenta više nije u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti — a psihoterapija ima najstroži standard od svih medicinskih grana.
Poruke i pozivi ometaju sesije — a zakasneli odgovor gubi klijenta
Telefon zvoni tokom sesije. Vibra na tihom. Klijent ispred vas primeti da vam skreće pažnja. Kad završite i pogledate — 6 poruka od potencijalnih klijenata, dva otkazivanja, jedna promena termina. Dok odgovorite, prva dva su već zakazala kod druge terapeutkinje. Bez sistema koji preuzima zakazivanje, gubite i fokus u sesiji i nove klijente.
Bez online zakazivanja terapeuti gube 30-40% novih klijenata zbog zakasnjelog odgovora — pre nego što ih ikada upoznaju.
Klijenti zaboravljaju sesije bez podsetnika
Klijent zakazuje sesiju za tri nedelje — jer taj termin mu odgovara. Ali tri nedelje kasnije zaboravi. Ne pojavi se. Slot izgubljen, klijent osramoćen kad shvati, sledeći put ne zakazuje. Bez sistema koji šalje podsetnik dan pre, no-show je stalan problem — a slot koji ste čuvali njemu, mogao je biti drugom klijentu.
Bez automatskih podsetnika , terapeuti imaju 15-20% no-show sesija mesečno — čist gubitak vremena i prihoda.
Online i uživo sesije — dva različita alata
Deo klijenata dolazi uživo, deo se povezuje preko Zoom-a ili Meet-a. Različiti kalendari, različiti linkovi, klijent ponekad pogreši gde treba da bude. Bez sistema koji drži oba modaliteta zajedno i automatski šalje link, konfuzija je stalna — i za vas i za klijenta.
Terapeuti sa hybrid modelom gube 5-8% sesija mesečno zbog „otišao sam u kabinet, a bio je online termin".
Naplata — keš, kartice, računi, dugovanja u glavi
Marija plaća keš na kraju sesije, Petar prebacuje na račun (nekad kasni), Ana plaća mesečno unapred (za 4 sesije). Ko je platio, ko duguje, ko je platio pola pa čeka drugu ratu? Bez sistema koji sve to prati, krajem meseca ide pola dana na rekonstrukciju uplata iz sećanja i papirića.
Terapeuti bez sistema naplate gube 10-15% mesečnog prihoda zbog nejasnih dugovanja.
Ne znate kako vam ide biznis
Koliko klijenata imate aktivnih? Ko od njih dolazi redovno, ko je „u pauzi" već mesec dana? Koji dan u nedelji vam donosi najviše? Bez sistema koji sve to prati, planiranje vremena i cena se radi „po osećaju" — i sami dolazite do sagorevanja jer prihvatate previše u jednoj nedelji, premalo u drugoj.
Terapeuti bez analitike često prihvataju previše klijenata jedne nedelje, a premalo druge — i sami dolaze do sagorevanja.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa psihoterapeutima — sa najvišim standardom poverljivosti i uz razumevanje da tehnologija u kabinetu mora da se povuče u pozadinu.
Karton klijenta — poverljive beleške dostupne samo terapeutu
Karton svakog klijenta sa osnovnim podacima, istorijom sesija i vašim beleškama. Beleške sesija su zaključane — vidi ih samo terapeut koji ih je pisao. Klijent ima pravo pristupa svojim osnovnim podacima po zakonu, ali beleške ostaju vaša profesionalna svojina, u skladu sa etičkim kodeksom psihoterapije.
- Karton klijenta sa osnovnim podacima i kontaktom
- Beleške sesija dostupne samo autoru
- Istorija svih sesija hronološki
- U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka i GDPR-om
Online zakazivanje i podsetnici — bez telefona tokom sesije
Potencijalni klijenti zakazuju sesiju preko online linka koji delite (sajt, Instagram) — vide vaše slobodne termine i sami biraju vreme. Postojećim klijentima sistem šalje SMS podsetnik 24 sata pre sesije. Vaš telefon više ne zvoni tokom sesije, nema poruka na koje treba da reagujete uveče — pacijenti zakazuju sami, dolaze na vreme, i vi zadržavate fokus na klijentu koji je pred vama.
- Online zakazivanje 24/7 (link na sajtu ili Instagramu)
- SMS podsetnik 24 sata pre sesije
- Klijent bira slobodne termine iz vašeg kalendara
- Automatska SMS potvrda odmah po rezervaciji
Uživo i online sesije sa automatskim Zoom linkom
Za svaku sesiju klijent bira modalitet pri zakazivanju: uživo u kabinetu ili online. Ako je online, sistem automatski generiše Zoom link i šalje ga klijentu u podsetniku 30 minuta pre početka. Ako je uživo, klijent dobija adresu i vreme. Vi u kalendaru odmah vidite koji tip je koji — nema više zabune „gde treba da budem".
- Uživo ili online se bira pri zakazivanju
- Automatski Zoom link u podsetniku 30 min pre online sesije
- Klijent može promeniti modalitet do 24h pre
- Vaš kalendar razlikuje tipove sesija sa jasnim oznakama
Naplata i analitika — jasno gde stojite
Za svakog klijenta jasno vidite šta je urađeno, koliko duguje, koliko je uplaćeno (keš, kartica, prebacivanje na račun). Sveska automatski generiše fakture, prati svaku uplatu, i pokazuje koliki je prihod. Statistika pokazuje koliko klijenata je aktivno, koji dani su najzauzetiji, i gde se praksa razvija.
- Fakture po klijentu sa različitim načinima naplate (keš, kartica, prebacivanje)
- Praćenje dugovanja i uplata
- Statistika aktivnih klijenata i popunjenosti kalendara
- Prihod po danu, nedelji, mesecu
Radim psihoterapiju 15 godina i najveći problem mi je uvek bio balans između rada sa klijentom i administracije. Papirne beleške, kalendar u telefonu, otkazivanja preko poruka — sve to je oduzimalo vreme koje sam mogla da posvetim klijentima. Sa Sveskom, sve je na jednom mestu — beleške su moje i zaključane, klijenti zakazuju preko sistema, politika otkazivanja radi automatski. Prvi put imam osećaj da mi tehnologija pomaže umesto da mi remeti prostor.
Pre Sveske vs.sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da ordinacija radi kao ozbiljna profesionalna praksa sa jasnim granicama i strukturom.
Pre Sveske
- Papirni dosijei sa poverljivim beleškama u ormaru
- Klijenti pišu na Instagram, Viber, WhatsApp u svako doba
- Telefon zvoni tokom sesije, klijent primeti da vam skreće pažnja
- Klijenti zaboravljaju sesije zakazane pre par nedelj
- Online i uživo sesije u različitim alatima, sa različitim linkovima
- Ko je platio, ko duguje — pamti se u glavi ili na papiriću
- Ne znate kako vam ide praksa — koliko aktivnih klijenata, koji dani su najzauzetiji
Sa Sveskom
- Digitalni karton sa beleškama zaključanim za autora
- Klijenti zakazuju online — biraju vaše slobodne termine sami
- Telefon miran tokom sesije — sistem preuzima zakazivanje
- Automatski SMS podsetnik 24 sata pre svake sesije
- Uživo i online sesije u istom kalendaru — Zoom link ide automatski
- Fakture, uplate i dugovanja jasno po klijentu
- Analitika prakse u realnom vremenu — aktivni klijenti, popunjenost, prihodi
Kako izgleda jedna sedmica u psihoterapeutskoj ordinaciji sa Sveskom
- Ponedeljak 09:00
Ujutru otvarate Svesku na telefonu. Za ovu nedelju — 28 sesija ukupno: 22 stalna klijenta i 6 novih prvih pregleda, 5 online (Zoom) i 23 uživo u kabinetu. Vidite raspored po danima, znate gde ste sa kapacitetom i planirate mirno.
- Utorak 14:00
Nova klijentkinja zakazuje prvi pregled preko online link. Sistem joj daje formulare sa osnovnim pitanjima (razlog dolaska, kako je saznala za vas, kontakt), i termin za četvrtak u 15:00. Vi u kalendaru odmah vidite novu rezervaciju i dobijate obaveštenje. Kad dođe u kabinet, već imate osnovnu sliku i možete se posvetiti razgovoru.
- Sreda 17:00
Marija dolazi na sesiju. Otvarate karton — već ste imali 8 sesija, poslednja bila pre nedelju dana, u beleškama vidite šta ste tada obradili i šta ste planirali za danas. Za 30 sekundi ste u kontekstu, sesija počinje bez „gde smo ono stali?".
- Četvrtak 12:30
Pauza između sesija. Sistem šalje automatske SMS podsetnike svim klijentima koji imaju sesiju sutra. Za online klijente ide Zoom link, za uživo klijente ide vreme i adresa. Vi ne morate ništa da radite — sistem sam podseća. Kroz par sati sledi vam popodnevni blok od 4 sesije, mirno.
- Petak 19:00
Kraj radne nedelje. Otvarate finansije — ovog meseca 620.000 dinara iz 96 sesija, prosek 5.500 po sesiji, popunjenost kalendara 85%. Vidite da su vam sredom i četvrtkom najzauzetiji dani, i da imate 4 klijenta koji nisu bili već mesec dana — pozvaćete ih ili im poslati poruku sledeće nedelje.
- Nedelja 10:00
Pauza. Sistem sam šalje podsetnike svim klijentima koji imaju sesiju u ponedeljak, online klijenti automatski dobijaju Zoom link. Vi nemate obaveze — sve je pripremljeno za sledeću nedelju. Iskoristite dan za sebe.
Pitanja koja najčešće postavljaju psihoterapeuti i vlasnici ordinacija
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Samo vi kao autor. Beleške sesija u kartonu klijenta zaključane su na terapeuta koji ih je pisao — drugi terapeuti u ordinaciji nemaju pristup bez eksplicitne saglasnosti. Ovaj standard je u skladu sa etičkim kodeksom psihoterapije.
Da. Sveska čuva kartone klijenata i beleške sesija u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Srbije i GDPR-om. Podaci su enkriptovani, pristup je ograničen na autorizovane korisnike, i svaka pristupna operacija se evidentira. Klijent ima pravo pristupa svojim osnovnim podacima po zakonu.
Pri svakom zakazivanju klijent bira modalitet — uživo u kabinetu ili online. Za online sesije, sistem automatski generiše Zoom link i šalje ga u podsetniku 30 minuta pre početka. Vaš kalendar jasno prikazuje tip sesije bez zabune.
Vlasi zakazuju online preko linka koji delite (sajt, Instagram, Google), 24 sata dnevno. Vide vaše slobodne termine i biraju vreme koje im odgovara. Vi u kalendaru odmah vidite novu rezervaciju i klijent dobija SMS potvrdu. Alternativno, možete i vi da zakažete umesto njih ako zovu telefonom.
Svaki klijent dobija SMS podsetnik 24 sata pre sesije. Za uživo sesije sadrži vreme i adresu, za online sesije Zoom link. Vi ne morate ništa da radite — sistem sam podseća. Klijenti retko zaboravljaju termine kad dobiju podsetnik uveče pre.
Za svakog klijenta jasno vidite šta je urađeno, koliko duguje, koliko je uplaćeno. Podržavamo različite načine naplate — keš, kartica, prebacivanje na račun, mesečno unapred za pakete sesija. Sistem automatski generiše fakture i prati svaku uplatu. Kad neko kasni, jednim klikom šaljete podsetnik za uplatu.
Da. Svaki terapeut ima svoj kalendar sa vlastitim radnim vremenom i klijentima. Vi kao vlasnik vidite ceo tim na jednom ekranu, ili svakog terapeuta pojedinačno. Klijent pri online zakazivanju bira kod kog terapeuta želi da dođe. Beleške sesija ostaju poverljive — svaki terapeut vidi samo svoje.
Sveska u realnom vremenu prati broj aktivnih klijenata, popunjenost kalendara po danima, prihod po nedelji i mesecu. Vidite koji dani su vam najzauzetiji, ko od klijenata nije bio već duže vreme (potencijalno neaktivan), i kako se praksa razvija. Sve to bez pristupa sadržaju beleški — sistem prati brojeve, ne priče.
Da. Mi unosimo terapeute, usluge i cene umesto vas, postavljamo kalendare i integrišemo Zoom ili Meet za online sesije. Prebacivanje iz papirnih dosijea ide postepeno, mi pomažemo strukturirano. Najčešće krećete istog dana.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
